Prevas nya intranät – sökfunktion i världsklass med snygg design

Mathias Wrang

Projektledare för Sitevison

Mycket gott kan komma från en tydlig förstudie och bra tips. Så var det för Prevas. Deras förstudie belyste behovet av ett nytt intranät, och med Sitevision som CMS för externa webben började bitarna falla på plats kring vad och när. Men vem ska göra jobbet och hur skulle det genomföras? Tipset kom från Sitevision själva: “Hör med Webstep, de skulle passa perfekt för en helhetslösning”. Och så började vårt samarbete våren 2021.

Utmaningen:

Prevas Länk till annan webbplats. är en stor internationell organisation med över 800 medarbetare utspridda på 22 aktiva kontor i Norden. Det betyder många olika avdelningar. Det betyder omfattande mängd information. Och det betyder olika behov och behörighetsnivåer, från ledningsgrupp till enskilda konsulter ute på uppdrag.

Några av de större utmaningarna var att börja med ett helt blankt papper. Hur gör vi det nya intranätet tilltalande för alla anställda? Hur kan vi få med ledningssystemet (som ligger utanför) i sökresultatet? Vilka vyer ska man få tillgång till på lands-, kontors, och enskild nivå? Det fanns också tekniska utmaningar längst vägen, som kopplingen med vårt AD, säger Helena Lundin, Kommunikationschef.

Tillgänglighet, målgruppsanpassning, funktionalitet, design och molnbaserad lösning var därför viktiga ledord för Prevas. Visionen var tydlig: Intranätet skulle vara en samlingsplats där alla känner sig hemma och den skulle också agera pelare för Prevas som varumärke.

Vårt nya intranät behövde gå från att vara ett oönskat barn till något vi var stolta över. Kravet var också att det ska andas Prevas som brand. Det måste vara riktigt snyggt, helt enkelt, säger Helena Lundin, Kommunikationschef.

Lösningen:

Vi tog ett helhetsåtagande i projektet med att bygga Prevas nya intranät som även inkluderade design och där vi tillämpade ett agilt arbetssätt. Efter initiala möten satte vi ihop ett team bestående av lösningsarkitekt och utvecklare från Webstep. Vi inkluderade även en designer från en av våra partner, Simplitude Länk till annan webbplats., för att möta Prevas behov.


Integrationerna utgjorde en av de mest komplexa delarna av samarbetet där vi bland annat integrerade:

  • Användarens filer från Office365
  • Outlook-kalendern, visualiserad som en tidslinje för att illustrera medarbetarens dag.
  • E-post från Outlook
  • Sökfunktion som även inkluderar ledningssystem i SharePoint
  • Slack (med applikationer)
  • Chattlistning från Teams (både 1:1 meddelande och gruppmeddelanden)

Struktur, personifiering och design var andra viktiga byggklossar. Vi valde att bygga en modulbaserad lösning med design som inspirerats av en redaktionell miljö. Modulerna skapades så att de gick att återanvända istället för standardmallar som var låsta i design. Poängen? Jo, hög personalisering. Prevas kan välja samma struktur för alla sajter med egna nyhetsarkiv med möjlighet att filtrera innehåll från landsnivå till personlig profil.

Prevas intranät 1

Prevas intranät på lokal nivå

Stjärnspelaren och hjärtat i Prevas nya intranät är dess unika sökmotor. Vi ville inte bara göra Prevas ledningssystem (QMS i Sharepoint) tillgänglig i en molnbaserad lösning. Därför utökade vi lösningen med en sökmotor som gör hela ledningssystemet sökbart tillsammans med redaktionellt innehåll från Sitevision, användarprofiler och dokument. Denna allt-i-ett-sökmotor togs fram med UX som högsta prio och har en överblick som både är funktionell och lätt att förstå.

Prevas intranät - sökfunktion

Sökfunktion i Prevas intranät

Vårt samarbete var kreativt, agilt och dessutom hade vi riktigt kul tillsammans. Lösningen reflekterar just det samarbetet: ett intranät som verkligen är användbart i vardagen för alla våra medarbetare, oavsett var de arbetar, säger Helena Lundin, Kommunikationschef.

Resultatet:

Prevas nya intranät var färdigt november 2021 och lanserades en månad senare internt på bolaget. Medarbetarnas reaktion var överväldigande positiv och intranätet användes flitigt från dag ett på samtliga kontor.

Prevas intranät - nyghetsflöde

Jag har fått hejarop från organisationen. Intranätet är snyggare, bättre och snabbare. På en nöjdhetsskala från 1 till 5 så sätter vi en 5. Det är som natt och dag, säger Helena Lundin, Kommunikationschef.

Nu sker kontinuerlig utbildning på bolaget för att hjälpa medarbetarna att dra full nytta av alla nya funktioner som intranätet erbjuder. Som ett resultat av det goda utfallet har Webstep i skrivandets stund även fått i uppdrag att arbeta vidare med Prevas externa webb. Fortsättning följer!

Konkret har vårt nya intranät inneburit att våra medarbetare har fått ett mycket bättre ledningsarbete. De kan söka och gå endast till en yta för all sin information. Den har också skapat samhörighet på kontoret. Vi ser fram emot liknande kreativa lösningar på externwebben, säger Helena Lundin, Kommunikationschef.


Skulle du rekommendera Webstep?

Jag skulle starkt rekommendera Webstep. De har varit ovärderliga och har utmanat oss hela vägen. Det har gjort att vi har kunnat tagit intranätet till den nivån som den är på nu. Vi är en supernöjd kund. Det värde vi har fått med intranätet hade vi inte kunnat uppnå själva, avslutar Helena Lundin, Kommunikationschef.

Kontaktpersoner

Mathias Wrang

Lösningsarkitekt Sitevision Stockholm

Jakob Cardell

VD Stockholm

Fler kundporträtt