Fatta först, lös se'n!
Mats Ljungberg
Team Lead IT-Management
“If I had an hour to solve a problem I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.” – Albert Einstein.
Vissa saker har vi egentligen koll på men vi lyckas ändå missa att ta hänsyn till dem i verkligheten. En sådan sak är ta oss tid att verkligen förstå problemet innan vi löser det. När jag sätter mig ner för att och diskutera ett tekniskt problem med en person som äger djup insikt i problemställningen tycker jag ofta att det är svårt att lyckas förstå och sedan dokumentera problemet på ett bra sätt. Personen ifråga är inte sällan mindre intresserad av att vara pedagogisk med mig än att exekvera den lösning som hen eventuellt tänkt ut.
Att förstå och dokumentera problemet är viktigt av flera skäl! Här är några:
- Om vi inte tydliggör problemet, utan gör misstaget att snabbt ge oss in i en lösning, finns det risk att vi inte löser problemet på ett bra sätt och att den lösning vi väljer bara löser en del av problemet. Risken är stor att lösningen endast plåstrar om symptomet och inte löser problemet vid källan. I värsta fall skapar vi även nya problem.
- En annan fördel med att tydliggöra problemet är att fler personer
kan förstå och vara med i lösningen av problemet. Dessa personer kan tillföra fler kompetenser, infallsvinklar och annan kunskap i lösningen. Detta leder till en solidare lösning. - För att kunna använda vår tid till rätt saker behöver vi göra en korrekt prioritering och då måste vi förstå problemet så att vi vet att vi löser de problem som gör ondast i organisationen.
Så tillbaka till den ursprungliga situationen. Utmaningen är ofta att stanna kvar tillräckligt länge i problemdefinitionen för att kunna/hinna förstå den och beskriva den tydligt. Jag upplever att även den som beskriver problemet ökar sin insikt i problemet genom att själv beskriva den. Härom kvällen hade vi en av våra kompetenskvällar på firman och denna gång fokuserade vi på visuell kommunikation som bland annat kan användas för att hantera den situation jag beskriver ovan.
Mårten Agner hjälpte oss på vår väg att använda papper och penna för att visualisera våra tankar. Vi gick under kvällen igenom rent rit-tekniska aktiviteter såväl som logiska sätt att lägga upp sitt ritande. Några saker jag tog med mig från kvällen som jag tror den som läser detta kan ha nytta av.
- Börja samtalet, och din visualisering, med att finna en naturlig startpunkt! Det kan vara steget innan vårt identifierade problem uppstår eller den punkt i processen där alla i rummet fortfarande förstår vad som händer och hur “det” fungerar. Det kan också, till exempel, vara starten av den process vi vill tydliggöra.
- Rita/definiera det vi vet. Att vara överens om detta minskar “konfliktytan” i den fortsatta diskussionen. Vi kommer närmre problemet och lämnar det som redan fungerar.
- Lägg till det nya/fortsätt in i det okända och detaljera det efter hand.
Ritandet är ett bra sätt att “stanna kvar i problemet” och inte skynda mot en lösning. Metoden att samlas runt en ritning aktiverar individen eller gruppen det berör och motiverar till att nå en tydlig problemformulering innan man går vidare. Se det ritade som ett sätt att kommunicera och förstå, det behöver inte nödvändigtvis vara en beskrivning av lösningen. Med en god insikt i problemet blir lösningen enklare att nå och sannolikheten att den blir bra ökar markant. Gör som Albert, förstå först, lös se’n!
